Activering en beheer van de online betaling
Waarvoor dient de online betaling, en wat zijn de voordelen?
Met de vooruitbetaling kunt u klanten op het moment van online reservering vragen om een percentage van het dienstbedrag of het volledige dienstbedrag te betalen om hun online reservering te bevestigen.
Het voorschot en de aanbetalingsoptie garanderen de ontvangst van een gedeeltelijk of geheel dienstbedrag, ook in het geval van no-show of annulering na de annuleringstermijn. Het zal tevens het aantal late annuleringen en no-shows verminderen door in deze gevallen een retentievergoeding op de terugbetaling te hanteren.
Hoe werkt het voor de klant?
Als de salon de functionaliteit heeft geactiveerd, kan de gebruiker vanuit het planityplatform vooraf betalen voor zijn afspraak. Afhankelijk van de instellingen van de salon, kan dit een gedeelte van het bedrag of het volledige bedrag zijn. Bij het maken van de afspraak kan de klant de Annuleringsvoorwaarden raadplegen. Zij/Hij valideert de reservering van de afspraak door direct met kaart te betalen.
Zodra de afspraak gemaakt is kan de klant haar/zijn afspraak kosteloos verplaatsen of annuleren, op voorwaarde dat dit wordt gedaan binnen de door de salon vastgestelde termijnen. In dit geval wordt het reeds betaalde bedrag volledig aan de klant terugbetaald.
In het geval van een laattijdige annulering worden er kosten ingehouden op de terugbetaling van de klant, afhankelijk van voorwaarden bepaald door de salon.
Hoe activeert u de aanbetaling?
Om de vooruitbetalingen te activeren belt u de klantenservice om de activering aan te vragen. Voordat u de aanbetalingsoptie kunt activeren is het belangrijk om de online betalingsoptie reeds te hebben geactiveerd en een Stripe-account te hebben aangemaakt (Kassa > Online betaling > Instellingen voor online betalingen).
Als u een nieuwe registrant bent, vraag de activering dan aan bij het creëren van uw account. Zodra de online betaling geactiveerd is, heeft u de mogelijkheid om het voorschot te activeren voor online reserveringen van uw diensten naar keuze.
Om te activeren klikt u op de schuifbalk Voorschot, zodat deze groen wordt, kiest u uw annuleringsvoorwaarden en voorschotpercentage en klikt u op Opslaan om de wijziging toe te passen.
Hoe instellen?
Zodra de online betaling geactiveerd is, heeft u de mogelijkheid om het voorschot te activeren voor online reserveringen van uw diensten naar keuze.
Om het voorschot te activeren gaat u naar Kassa > Online betaling > Instellingen voor online betalingen.
Via dit menu kunt u ervoor kiezen of u de commissie op online betalingen zelf wenst te betalen (betaald door uw salon) of ze te laten betalen door de gebruiker (de commissies worden dan betaald door uw klanten, bankkosten genoemd voor de gebruiker).
Vervolgens kunt u de boete bepalen in het geval van een laattijdige annulering of no-show, berekend als percentage van het totale dienstbedrag. U heeft de mogelijkheid om een zelf te bepalen percentage van het totaalbedrag te behouden in bovenstaande gevallen. De klant ontvangt dan enkel een gedeelte van zijn geld terug.
Hoe beheer ik een afspraak met voorschot op het Planity Pro-platform?
De vooruitbetaalde afspraken verschijnen automatisch in de Planity-agenda, en aan het euroteken kunt u zien dat er een voorschot of aanbetaling voldaan is. Aan het creditcardsymbool kunt u zien dat het een online betaling betreft.
Vanuit het overzicht van de afspraak dat u opent door op de afspraak te klikken heeft u toegang tot verschillende opties:
- Incasseren
Om af te rekenen met de klant opent u de afspraak en klikt u op Incasseren.
Als de klant het totaalbedrag al online heeft betaald bij het maken van de afspraak, dan wordt het bedrag grijs weergegeven en hoeft u alleen de kassabon naar keuze (zonder kassabon, op papier, via e-mail, via sms) te selecteren om de betaling te voltooien. Let op, deze laatste stap is belangrijk, enkel dan wordt het betaalde bedrag meegeteld in uw daginkomen.
Als de klant al een voorschot heeft betaald bij het maken van de afspraak dan klikt u op Nog te betalen, en rekent u enkel het resterende bedrag af via de betaalmethode naar keuze. Als u over de Planity-kassasoftware beschikt dan zal het resterende bedrag automatisch worden berekend. Indien u niet over de Planity-kassasoftware beschikt, dan klikt u op Incasseren en vult u het resterende bedrag handmatig in.
- Een te laat geannuleerde afspraak verwijderen (en in dit geval wel of geen boete toepassen).
U kunt zelf besluiten of u een boete wil toepassen of niet, en in dat geval een zelf te bepalen percentage te behouden en de klant enkel een gedeelte van de kosten terug te betalen.
- Een afspraak als no-show (Niet gekomen) beschouwen en wel of geen boete toepassen.
U kunt zelf besluiten of u een boete wil toepassen of niet, en in dat geval een zelf te bepalen percentage te behouden en de klant enkel een gedeelte van de kosten terug te betalen.
- Een reeds betaalde afspraak terugbetalen
Bij de terugbetaling van een afspraak wordt het gehele bedrag van de afspraak exclusief bankkosten aan de klant terugbetaald. Dit kunt u doen door de afspraak te openen, te klikken op Kassabon Bekijken > Terugbetalen.
