Comment activer et gérer le prépaiement des réservations en ligne ?

À quoi sert le prépaiement en ligne ? Quels sont les avantages ?

Le prépaiement permet de demander aux clients immédiatement au moment de la réservation en ligne le paiement de la prestation afin de valider la réservation du rendez-vous.

Ce système possède 2 avantages :

• Garantir un acompte ou un paiement total de la prestation, peu importe si le client honore ou non son rendez-vous.
• Réduire le taux d'annulation tardive ou de non vue, grâce à des frais de retenue sur le remboursement

Comment activer le prépaiement en ligne ?

Pour activer le prépaiement (acompte ou paiement total) des prestations :

1. Si vous avez la Caisse : Rendez-vous sur l'onglet "Caisse" en haut de votre écran
   Si vous n'avez pas la Caisse : Rendez-vous sur l'onglet "Admin"

1. Cliquez sur "Paiement en ligne" sur le côté de votre page (encadré en rouge)

1. Créez votre compte Planity Stripe Connect en cliquant sur le bouton en haut à droite de votre page (encadré en rouge), puis suivez toutes les étapes sur la page qui vient de s'ouvrir.

1. Une fois votre compte Planity Stripe Connect créé, contactez le service client Planity au 01 86 26 44 44. Une personne de l'équipe se chargera de finaliser l'ajout du prépaiement.

Comment configurer le prépaiement en ligne ?

Une fois que le prépaiement est activé, vous pouvez alors activer le prépaiement des réservations en ligne sur tout ou partie des prestations, pour cela :

1. Si vous avez la Caisse : Rendez-vous sur l'onglet "Caisse" en haut de votre écran
   Si vous n'avez pas la Caisse : Rendez-vous sur l'onglet "Admin"

1. Sur la gauche de votre écran, sélectionnez le menu "Paiement en ligne", puis la page "Réglages paiement en ligne"

Les différents paramètres du paiement en ligne

Sur cette page, plusieurs paramètres vous sont accessibles :

1. Choisissez de payer vous-mêmes les frais du paiement en ligne (commissions payées par votre établissement) ou de les faire payer par l'utilisateur (commissions payées par vos clients, également appelées frais bancaires côté utilisateur).
2. Choisissez si vous voulez laisser le choix à votre client de payer un acompte ou la totalité du montant de la prestation. En cochant "Non", il sera obligé de régler l'intégralité de la prestation, en cochant "Oui", il aura le choix.
3. Choisissez le délai à partir duquel une annulation de prestation devient payante. Dans l'exemple ci-dessous, si l'annulation se déroule 24h avant le RDV, elle est gratuite, sinon elle sera payante pour le client.
4. Choisissez le montant de la pénalité payée en cas d'annulation tardive, une fois le délai d'annulation (paramétré en n°4) est dépassé.
5. Choisissez le montant de la pénalité de non venu par rapport au montant de la prestation.

   

6. Lorsque vous descendez sur le bas de la page, vous verrez apparaitre le paramétrage des prestations. Sur cette partie, vous pouvez décider de désactiver le prépaiement en ligne, pour toutes, ou pour certaines de vos prestations uniquement. Pour cela il vous suffit de cocher les prestations ou les catégories de prestations où vous souhaitez désactiver le prépaiement. Vous pouvez consulter le status du paiement en ligne à droite de la ligne d'une prestation grâce à la mention "Activé" ou "Désactivé".
   Pour valider vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer" en bas à droite de votre page.

Comment gérer un rendez-vous prépayé ?

Comment savoir si un rendez-vous est prépayé ?

Depuis l'app Pro, les rendez-vous prépayés apparaitront dans l'agenda.

Si vous n'avez pas la caisse, ils apparaitront comme prépayé avec le symbole Euro.

Si vous avez la caisse, ils apparaitront comme prépayé avec le symbole Carte Bancaire.

Comment encaisser le rendez-vous prépayé sur la caisse ?

1. Cliquez sur "Encaisser" sur le rendez-vous prépayé.

1. Vous accéderez alors à l'écran vous permettant de sélectionner les moyens de paiement. Le montant prépayé apparait ici en grisé et n'est pas modifiable, car il a déjà été payé (comme indiqué sur la capture ci-dessous)

Comment supprimer un rendez-vous tardivement ?

Il est possible de supprimer un rendez-vous tardivement (en dehors de votre délai) et choisir d'appliquer des pénalités ou non.

Dans ce cas, vous pouvez décider ou non d'appliquer les frais de pénalité. Le montant de la prestation sera remboursé au client au prorata des frais définis et du choix effectué.

Comment déclarer un rendez-vous comme "non venu" et appliquer ou non les pénalités ?

Dans ce cas, vous pouvez décider ou non d'appliquer les frais de pénalité. Le montant de la prestation sera remboursé au client au prorata des frais définis et du choix effectué.

Comment rembourser un rendez-vous déjà encaissé ?

Enfin, dans le cas d'un remboursement d'un rendez-vous, l'intégralité du montant du rendez-vous hors frais bancaires sera remboursé à l'utilisateur.

À quoi ressemble le prépaiement côté client ?

Depuis planity.com, votre client pourra désormais prépayer son rendez-vous si votre prépaiement est activé.

1. Au moment de la réservation, une section "Politique d'annulation" s'affichera, expliquant les différents cas de remboursement. Il validera la réservation en payant immédiatement par carte bancaire.

1. Une fois le rendez-vous pris, l'utilisateur pourra alors déplacer ou annuler gratuitement sa réservation s'il le fait dans les délais d'annulation que vous avez autorisés.
   En cas d'annulation avant le délai défini, il sera alors intégralement remboursé du montant payé.
   En cas d'annulation tardive, il pourra annuler, mais des frais seront retenus sur son remboursement à hauteur des pénalités que vous avez prédéfinies.