Aktivierung und Verwaltung der Onlinezahlung und Anzahlung
Inhalt
1 - Vorteile der Onlinezahlung
2 - Freischaltung für Ihren Salon
3 - Funktionsweise für Ihre Kunden auf der Plattform
4 - Einrichtung der Onlinezahlung über Planity Pro
5 - Nutzung der Onlinezahlung
6 - Übersicht und Export Ihrer Einnahmen
1. Was sind die Vorteile der Onlinezahlung bzw. Anzahlung?
Mit dem System der Onlinezahlung können Kunden einen Teil- oder den Gesamtbetrag ihrer Dienstleistung direkt online mit Hilfe eines Zahlungsmittels ihrer Wahl begleichen, um ihre Terminbuchung auf der Plattform abzuschließen.
Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Anzahlungsfunktion aktivieren möchten oder nicht. Egal ob Sie sich für oder gegen eine Aktivierung der Option entscheiden, Sie können pro Dienstleistung entscheiden, ob Sie diese für die Onlinezahlung anbieten möchten und wie hoch die Stornierungsrate bei verspäteter Stornierung bzw. Nichterscheinens zum Termin sein soll.
Der entscheidende Vorteil der Onlinebezahlung ist, dass die No Show und Stornierungsrate Ihres Salons automatisch gesenkt werden, da Kunden auch dann Teil- oder Gesamtbeträge ihrer Buchung zahlen müssen, wenn Sie den Termin nicht wahrgenommen haben. Dies gleicht vor allem Verluste für zeit- und kostenintensive Dienstleistungen, wie z. B. Balayage oder ein Permanent Make-Up, aus.
Planity arbeitet gemeinsam mit dem amerikanischen Finanzdienstleister Stripe zusammen, um die Sicherheit jeder online getätigten Zahlung zu gewährleisten. Ihren Kunden stehen online drei verschiedene Zahlungsmethoden zur Verfügung:
- Zahlung per Kreditkarte per 3DS (Visa, Mastercard, AMEX)
- Klarna
Folgende Transaktionsgebühren werden von Stripe pro Buchung erhoben:
- Zahlung per Kreditkarte: 0,18 Euro + 1,58 % des Gesamtbetrages
- Giropay: 0,44 Euro + 2,58 % des Gesamtbetrages
- Klarna: 0,44 Euro + 2,88 % des Gesamtbetrages
Die Gebühren entfallen auf Ihren Salon und werden somit vor jeder täglichen Überweisung auf Ihr Bankkonto vom Gesamtbetrag abgezogen.
Mit Klarna können Ihre Kunden zwischen 3 Zahlungsarten wählen:
- Sofort den Gesamtbetrag bezahlen
- In 30 Tagen bezahlen
- Ratenzahlung (z. B. in 3 oder 6 Raten)
2. Freischaltung der Option
Wenn Sie Planity Pro WebApp auf dem Desktop nutzen, müssen Sie vor der Freischaltung lediglich die Seite aktualisieren.
Wenn Sie Planity ProApp auf dem Tablet (iOS oder Android) nutzen, müssen Sie die neueste Version aus dem App- bzw. Play Store herunterladen. Die Version muss min. dem Stand von V 10.0.0 entsprechen!
Anschließend müssen Sie die Option bei uns freischalten lassen. Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Über Planity Pro und die Menü Punkte KASSE > Onlinebezahlung. Wenn Sie die Kassenoption nicht abonniert haben, können Sie die Onlinezahlung trotzdem nutzen! Sie finden sie über die Menüpunkte ADMIN > Onlinebezahlung.
- Indem Sie unseren Kundenservice über 0211 41873011 anrufen oder eine Mail an kontakt.planity.com schreiben. Eine:r unserer Mitarbeiter:innen kümmert sich umgehend um Ihre Anfrage. Die Option kann in Echtzeit freigeschaltet und anschließend von Ihnen konfiguriert und personalisiert werden.
Anschließend müssen Sie Ihr Planity Stripe-Konto erstellen (falls Sie noch kein Konto besitzen). Dies geht einfach über den Reiter KASSE > Onlinebezahlung > Mein Planity Stripe-Konto erstellen). Mit einem Klick auf den grünen Button werden Sie zu unserem Partner Stripe geleitet und anschließend Schritt für Schritt durch den Prozess der Kontoerstellung geführt.
3. Wie funktioniert die Onlinezahlung für User auf der Plattform?
Wenn die Funktion freigeschaltet wurde, werden User ab sofort aufgefordert einen Teil oder den Gesamtbetrag (Sie entscheiden über den Prozentsatz für jede einzelne Dienstleistung, Anleitung siehe unten) Ihrer Buchung beim Check-Out zu bezahlen.
Haben Sie die Onlinebezahlung aktiviert, so wird ein User vor Abschluss der Buchung über Ihre persönlichen Stornierungsrichtlinien (ob und wann er eine Rückerstattung der Kosten erhält) aufgeklärt. Er schließt die Buchung ab, indem er sich für eine der drei folgenden Zahlungsmethoden entscheidet:
Nachdem Ihr Kunde auf "Zahlen" geklickt hat, kann er seine Buchung kostenlos umbuchen oder stornieren, wenn er dies innerhalb der von Ihnen genehmigten Stornierungsfrist tut. Im zweiten Fall wird der gezahlte Betrag in voller Höhe zurückerstattet.
Der Nutzer kann seinen Termin auch nach Ablaufen der Frist stornieren, es werden jedoch Gebühren in Höhe der von Ihnen festgelegten Strafgebühren einbehalten. Wenn Sie die Anzahlungsoption aktiviert haben, entspricht die Strafgebühr dem Anzahlungsbetrag.
4. Wie richte ich die Onlinezahlung ein?
Sobald die Funktion aktiviert wurde, können Sie die Online Bezahlung in Planity Pro über die Menüpunkte KASSE > Onlinebezahlung > Einstellungen für einzelne oder alle Dienstleistungen aktivieren/deaktivieren.
Über das Menü können Sie zunächst einstellen, ob Sie die Anzahlungsfunktion aktivieren möchten:
Wenn Sie die Option aktivieren, müssen Ihre Kunden direkt bei der Buchung einen Teilbetrag (prozentualer Anteil des Gesamtpreises) Ihrer Dienstleistung online zahlen. Dieser Betrag entspricht demjenigen Betrag, der bei verspäteter Stornierung oder No Show von Ihnen einbehalten wird. Der von Ihnen festgelegte Prozentsatz muss zwischen 25 % und 100 % liegen.
Sie können hier außerdem festlegen, bis wann Ihre Kunden den Termin kostenlos stornieren können. Storniert oder verschiebt der Kunde seinen Termin innerhalb dieser Frist, so wird ihm der komplette Betrag der Anzahlung zurückerstattet.
Den Anzahlungsbetrag bzw. die Strafgebühren pro Dienstleistung personalisieren
Anleitung, wenn Sie die Anzahlungsfunktion aktiviert haben:
- Über die Menüpunkte KASSE > Onlinebezahlung > Einstellungen können Sie festlegen, welche Dienstleistungen Sie zur Onlinebezahlung mit Anzahlung aktivieren möchten. Die Strafgebühr für verspätete Stornierung oder No-Show entspricht dem Prozentsatz, den Sie für die Anzahlung festgelegt haben.
- Kreuzen Sie die gewünschten Dienstleistungen an und legen Sie unten den gewünschten Prozentsatz fest. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf "Übernehmen" klicken. Diese Vorgehensweise führen Sie so lange durch, bis Sie für jede Dienstleistung den gewünschten Prozentsatz festgelegt haben:
Anleitung, wenn Sie die Anzahlungsfunktion deaktiviert haben:
- Über die Menüpunkte KASSE > Onlinebezahlung > Einstellungen können Sie festlegen, welche Dienstleistungen Sie zur Onlinebezahlung aktivieren möchten. Die Strafgebühr für verspätete Stornierung oder No-Show können Sie individuell für jede Dienstleistung festlegen.
- Kreuzen Sie die gewünschten Dienstleistungen an und legen Sie unten den gewünschten Prozentsatz fest (individuell für verspätete Stornierung und No-Show). Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf "Übernehmen" klicken. Diese Vorgehensweise führen Sie so lange durch, bis Sie für jede Dienstleistung den gewünschten Prozentsatz festgelegt haben:
5. Wo sehe ich in Planity Pro, dass eine Anzahlung geleistet wurde?
Alle Termine mit Onlinezahlung erscheinen in Ihrem Kalender und werden mit einem Kreditkartenzeichen im Termin markiert. Das @-Zeichen steht hier, wie immer, für die Online Terminbuchung:
Wenn Sie die Kassenoption NICHT abonniert haben, erscheint der Termin als kassiert im Kalender und ist mit dem Eurozeichen unten rechts in der Ecke markiert. Wichtig: Wenn Sie die Kassenoption nicht über uns abonniert haben, müssen Sie den Betrag trotzdem mit Ihrer eigenen Kasse abkassieren und als Zahlungsmethode "Onlinebezahlung" angeben:
Wenn Sie die Kassenoption abonniert haben, haben Sie über die Terminbox folgende Möglichkeiten:
- Den Kunden final abkassieren
Klicken Sie hierfür auf den Termin und anschließend auf "Kassieren":
Wenn eine Anzahlung geleistet wurde, ist noch ein Restbetrag fällig. Diesen kassieren Sie anschließend mit einer Zahlungsmethode Ihrer Wahl. Hat der Kunde den Gesamtbetrag bereits online beglichen, erscheint der Betrag grau hinterlegt und Sie müssen lediglich die Belegart auswählen, um den Vorgang abzuschließen:
- Den Termin außerhalb der von Ihnen festgelegten Stornierungsfrist stornieren
In diesem Falle können Sie darüber entscheiden, ob Sie die Strafgebühren einbehalten oder dem Kunden rückerstatten möchten. Die Höhe des Betrags hängt von den Ihnen vorgenommen Einstellungen ab (siehe oben):
- Den Termin als No-Show festlegen
Auch in diesem Falle können Sie entscheiden, ob Sie die Strafgebühren einbehalten oder dem Kunden rückerstatten möchten. Die Höhe des Betrags hängt von den Ihnen vorgenommen Einstellungen ab (siehe oben):
- Eine Rückerstattung für einen bereits kassierten Termin durchführen
In diesem Fall wird Ihrem Kunden der Gesamtbetrag abzüglich der Transaktionsgebühren zurückerstattet. Den bereits kassierten Termin können Sie entweder über die Terminbox erstatten:
Oder Sie suchen den jeweiligen Termin in den Transaktionen Ihrer Kasse. Klicken Sie hier, um zur Anleitung weitergeleitet zu werden.
6. Export Ihrer erzielten Umsätze aus Onlinezahlungen
Über das Menü Kasse > Onlinezahlung > Transaktionen (bzw. Admin > Onlinezahlung > Transaktionen, wenn Sie die Planity Kasse nicht nutzen) haben Sie die Möglichkeit alle über die Onlinezahlung eingenommenen Beträge einzusehen.
Klicken Sie oben links auf Exportieren, um einen Export im CSV-Format an Ihre Mail Adresse senden. Sie können den Bericht auch direkt an Ihren Steuerberater senden, indem Sie die jeweilige E-Mail Adresse für den Versand angeben.
Im Export Ihrer Onlinezahlungen finden Sie neben den eingenommenen Beträgen auch die erhobenen Gebühren sowie die anfallende Mehrwertsteuer.
