Voorschotbetalingen bij online afspraken
Met de aanbetaling bij online reserveringen kan aan klanten worden gevraagd om de prijs van de dienst geheel of gedeeltelijk te betalen op het moment van de online reservering om de afspraak te bevestigen.
Deze functionaliteit zorgt voor een aanzienlijke vermindering in het aantal geannuleerde afspraken of no-shows. En in het geval van annulering of no-show heeft u de mogelijkheid om het voorschot te behouden.
Wanneer de aanbetalings-optie is geactiveerd voor een dienst, heeft de klant 2 mogelijkheden bij het bevestigen van haar/zijn afspraak:
- Een deel van het bedrag online betalen bij het maken van de afspraak en het resterende bedrag ter plaatse in de salon betalen na afloop van de afspraak.
- Het volledige bedrag online betalen bij het maken van de afspraak.
Standaard bieden wij de klant aan om een deel direct en het resterende bedrag ter plaatse te betalen na afloop van de afspraak. De klant kan de optie kiezen die het beste past, een betaalmethode selecteren of toevoegen en vervolgens de reservering bevestigen door het voorschot of volledige bedrag te betalen.
Om de aanbetalingsoptie te activeren gaat u naar uw Planity Pro-account: klik u op "Kassa" of "Admin" > "Online betalingen" > "Instellingen voor online betalingen". Klik vervolgens op de schuifknop bij "Voorschot". Als deze groen wordt heeft u de voorschot-functie geactiveerd.
Configureer vervolgens de gratis annuleringsperiode ("Gratis annuleren tot") en bepaal het voorschotbedrag ("Voorschot")
Het voorschotbedrag wordt berekend als een percentage van het dienstbedrag. Dit bedrag kan niet minder zijn dan 25% van het totale dienstbedrag en komt overeen met het bedrag dat de gebruiker zal betalen bij de online reservering van de afspraak. Dit is dus ook het bedrag dat u kunt behouden als een afspraak te laat wordt geannuleerd of niet wordt nagekomen.
Klik op "Opslaan" om uw keuze te bevestigen.
U kunt ervoor kiezen om de voorschot-optie toe te passen op al uw diensten, of enkel op een gedeelte van uw diensen:
- Als u het voorschot wil activeren voor alle diensten klikt u op de schuifknop "Activeer online betalingen voor alle diensten".
- Als u het voorschot wil activeren voor enkele diensten, dan selecteert u de diensten naar keuze handmatig in de lijst onderaan de pagina, klikt u op de schuifknop "Online betalingen activeren" en klikt op u "Toepassen" om te bevestigen.
Hoe incasseert u het resterende bedrag van een afspraak met voorschot?
Klik op de afspraak in uw agenda en open deze om het detail van de betaling (het bedrag dat als voorschot is betaald en het resterende bedrag dat nog moet worden betaald).
- Als u niet over de Planity-kassa beschikt, klikt u op "Nog te betalen"
- Als u wel over de Planity-kassa beschikt, dan gaat u verder zoals u gewend bent: klik op "Incasseren", selecteer de gewenste betaalmethode en genereer de kassabon. Op de kassabon vindt u een overzicht van het voorschot en het resterende bedrag dat ter plaatse is betaald.
Of u nu over de Planity-kassa beschikt of niet, het voorschot wordt automatisch verwerkt en het bedrag dat in het groen wordt weergegeven, komt overeen met het resterend bedrag dat nog moet worden betaald.
In de agenda-afspraak kunt u tevens aangeven of de klant niet op de afspraak is verschenen door te klikken op "Niet gekomen", of de afspraak geannuleerd heeft door te klikken op "Verwijderen" (zie bovenstaande afbeelding).
In beide gevallen verschijnt een venster waarin u wordt gevraagd of u de boete al dan niet wilt toepassen op uw klant. Indien de boete wordt toegepast, dan worden de servicekosten niet aan de klant terugbetaald.
Kan een voorschot worden terugbetaald?
Er zijn verschillende gevallen waarin het voorschot kan worden terugbetaald:
- Als de afspraak binnen het gratis annuleringstermijn wordt geannuleerd.
- Als u de afspraak na afloop wil terugbetalen aan de klant, en daarmee ook het betaalde voorschot.
Als u over de Planity-kassa beschikt, klikt u na afloop van de afspraak op "Terugbetalen". Als u niet over de Planity-kassa beschikt, zal een knop met "Voorschot terugbetalen" automatisch verschijnen na afloop van de afspraak.
