U heeft de mogelijkheid om de betalingen van uw klanten in zijn geheel of in termijnen te innen. U kunt het betaalschema naar wens samenstellen.
Mijn klant wil gespreid betalen, wat nu?
Ongeacht of de klant een een dienst, beautypakket of product wilt afnemen, het is altijd mogelijk om bij het afrekenen te kiezen voor de termijnbetaling (tenzij het een cadeaubon betreft, dan is de termijnbetaling niet mogelijk). Net als bij elk ander afrekenproces selecteert u de betreffende klant en klikt u vervolgens linksonder in de laatste regel van het klantenbestand op In meerdere keren betalen.
Vervolgens configureert u het aantal betaaltermijnen en selecteert u de betaalmethode.
Selecteer eerst het aantal termijnbetalingen voor de klant (het totaalbedrag wordt automatisch gedeeld door dit aantal). Het gewenste aantal termijnen wordt dan opgesplitst in een maandelijkse betaling, beginnend op de datum van vandaag (de datum waarop u de eerste termijn incasseert). Een maandelijkse betaling is de standaardinstelling van het systeem. U bent echter vrij om de frequentie van de betalingen handmatig te kiezen door op het datumveld te klikken en de gewenste data in te voeren.
In onderstaand voorbeeld is er gekozen voor een betaling in drie termijnen. Dit ziet er als volgt uit:
U kunt de betaaldatum handmatig wijzigen door op de huidig ingestelde betaaldatum te klikken en de gewenste datum te selecteren in de kalender.
Vervolgens selecteert u de gewenste betaalmethode, klikt u op Bevestigen om de nieuwe termijnbetaling op te slaan en kunt u de eerste termijn afrekenen als ieder andere betaling door de gewenste kassabon te selecteren.
Deze termijnbetaling die u zojuist heeft geïncasseerd, verschijnt in de transacties van vandaag. Het incassoschema kunt u terugvinden in het klantdossier van de betreffende klant (via het kopje Termijnbetalingen) of via de kassabon van de zojuist geïncasseerde eerste termijnbetaling.
Hoe kan ik mijn uitstaande termijnbetalingen volgen en beheren?
Via de kassabon
Zodra een betaling in meerdere termijnen aan een kassabon is gekoppeld, kunt u het incassoschema en de betaalstatus van de termijnen terugvinden op de kassabon.
De termijnen kunnen 5 verschillende statussen hebben:
Openstaand / In afwachting als de vervaldatum nog niet is bereikt
Te incasseren als de vervaldatum is bereikt of met maximaal 7 dagen wordt overschreden
Verlopen als de betaling meer dan 7 dagen achterstallig is
Betaald als het verschuldigde bedrag is betaald
Onbetaald als het verschuldigde bedrag niet is betaald
Terugbetaald als het termijn is terugbetaald
Voor meer informatie over de termijnbetaling klikt u linksonder op Termijnen van de klant beheren. Via deze link opent u het klantdossier.
Via het klantdossier
Eenmaal in het klantbestand klikt u op Termijnbetalingen. Hier vindt u voor de geselecteerde klant de lijst met lopende betalingen in termijnen. Voor elk ervan kunt u het totaalbedrag zien, het resterende bedrag, de resterende termijnen, de datum van de volgende termijnbetaling en de status ervan.
Via dit menu heeft u tevens de mogelijkheid om:
de status van een termijnbetaling te wijzigen naar Betaald door te klikken op Termijn betalen. In het volgende venster bevestigt u de betaling en de gewenste betaalmethode. De klant heeft altijd de mogelijkheid om alle termijnen in één keer te betalen. Hiervoor vinkt u het vakje Alle resterende termijnen betalen aan. Nadat u de betaling heeft bevestigt, keert u automatisch terug naar het klantdossier en zijn de betalingen bijgewerkt.
de status van een termijnbetaling te wijzigen naar Onbetaald door te klikken op Als onbetaald markeren. Vervolgens wordt er in het volgende venster gevraagd te bevestigen dat u ALLE resterende termijnen als onbetaald wil markeren. Let op: deze handeling is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.
de kassabon raadplegen door te klikken op Kassabon bekijken.
Hoe kan ik alle lopende termijnbetalingen van mijn salon bijhouden?
Via Kassa > Termijnbetalingen > Beheer van termijnbetalingen vindt u een dashboard waarmee u uw huidige termijnbetalingen eenvoudig kunt bekijken en beheren:
Binnen het dashboard bevinden zich drie subkoppen: Openstaand, Betaald en Onbetaald.
Openstaand: op het eerste tabblad vindt u een algemeen overzicht van al uw openstaande, betaalde en onbetaalde termijnbetalingen. Hier ziet u in één oogopslag voor welk totaalbedrag u nog dient te incasseren, hoeveel u deze maand nog dient te incasseren, het bedrag aan verlopen termijnbetalingen en het nog openstaand bedrag (bijvoorbeeld voor de volgende maand).Onder de overzichtsbalk vindt u de lijst met alle openstaande termijnbetalingen in meerdere termijnen, met naam van de klant en gerangschikt op creatiedatum:Net als in het klantenbestand, heeft u ook via deze pagina de mogelijkheid om termijnen te incasseren, als onbetaald te markeren of de kassabon weergeven.
Betaald / Onbetaald: in deze tabbladen vindt u alle betaalde en onbetaalde termijnen in chronologische volgorde. Vanzelfsprekend heeft u de mogelijkheid om deze data te exporteren voor uw boekhouding.
Hoe kan ik de lopende termijnbetalingen volgen en op de hoogte blijven van aankomende betalingen?
Zodra er een klant een termijnbetaling verschuldigd is, wordt u op twee manieren geïnformeerd:
Op de ochtend van de verschuldigde betaling(en) ontvangt u een melding via het belletje rechtsboven in het Planity-platform.
Telkens wanneer u een klantenbestand opent of wanneer u een klant incasseert die een termijn verschuldigd is, wordt er een pop-upvenster geopend waarin u wordt geïnformeerd over de openstaande termijnen.
Hoe wordt de termijnbetaling in mijn boekhouding vastgelegd?
Een termijnbetaling wordt op de dag waarop deze is betaald opgenomen in de boekhouding, net als iedere andere betaling van die dag. U kunt de betreffende betaling terugvinden via Kassa > Transacties > Kassabonnen.
Om betaalde of onbetaalde termijnen bij te houden, gaat u naar Kassa > Termijnbetalingen > Beheer van termijnbetalingen en vervolgens klikt u op het tabblad Betaald.
Hoe kan ik een kassabon met termijnbetaling terugbetalen?
Vanaf de kassabon kunt u een terugbetaling doen, zelfs als het een betaling in meerdere termijnen betreft. In dit geval worden alleen de reeds betaalde termijnen terugbetaald. De terugbetaling werkt als volgt:
Open de kassabon en klikt op Terugbetalen
Kies de reden van terugbetaling
Klik op Terugbetalen of Terugbetalen en de kassabon wijzigen
In bovenstaand voorbeeld is €22 van de €110 voldaan. Er wordt daarom enkel €22 terugbetaald aan de klant.
Zodra u op Terugbetalen klikt is de kassabon geannuleerd, is het reeds betaalde termijn terugbetaald en zijn de openstaande termijnen geannuleerd.
Er wordt tevens een creditnota aangemaakt. Hier vindt u nogmaals het oorspronkelijke totaalbedrag van de kassabon, het terugbetaalde bedrag en het geannuleerde bedrag.
