Comment effectuer un encaissement avec du paiement en plusieurs fois ?
Depuis votre caisse, vous pouvez encaisser vos clients avec un paiement en plusieurs fois et établir un échéancier pour le suivi du paiement des échéances.
Comment ajouter un paiement en plusieurs fois à un encaissement ?
Pour cela, au moment d'encaisser une prestation ou un produit, je peux choisir le paiement en plusieurs fois. Pour cela, il faut au préalable que j'ai sélectionné un client pour lui attribuer les échéances et que mon panier ne contienne pas de cartes cadeaux.
J'accède alors sur un écran de configuration des échéances.
Je choisis le nombre d'échéances. Je vois alors apparaitre un échéancier commençant à la date du jour et configuré par défaut sur un paiement mensuel.
Je peux alors modifier la date de chaque échéance en cliquant sur celle-ci.
Je choisis ensuite un moyen de paiement par défaut pour le recouvrement des échéances.
Je valide et reviens alors sur l'écran d'encaissement. Le paiement en plusieurs fois s'affiche dans la liste des moyens de paiement et est suivi du détail de l'ensemble des échéances. Pour les modifier, je peux cliquer sur le montant indiqué pour le paiement en plusieurs fois et accéder au configurateur d'échéances.
Je valide l'encaissement en sélectionnant l'une des options en bas de l'écran.
Le paiement en plusieurs fois apparait alors dans les règlements à la date du jour. Un échéancier pour les paiements différés est établi dans la fiche du client et accessible aussi depuis le ticket de caisse. La première échéance apparait également dans une zone dédiée.
Comment suivre un paiement en plusieurs fois depuis le ticket de caisse ?
Dès lors qu'un paiement en plusieurs fois a été associé à un ticket, je peux alors retrouver l'échéancier et l'état des échéances depuis le ticket de caisse :
Je retrouve 5 états pour les échéances :
- A venir qui apparait tant que le jour de l'échéance n'est pas atteint
- A payer qui apparait dès lors que l'échéance est passé et jusque J+7
- Dépassée qui apparait dès lors que l'échéance n'a pas été payé sous 7 jours
- Payée lorsque l'échéance a été réglée
- Impayée lorsque l'échéance a été passée en impayé
- Remboursée lorsque l'échéance a été remboursée
Depuis cet écran je peux également accéder à l'échéancier en cliquant sur Gérer les échéances du client.
Comment suivre les paiements en plusieurs fois d'un client et gérer les échéances à payer depuis la fiche client ?
Depuis la fiche client, j'ai désormais accès à un onglet "Paiements en plusieurs fois".
J'y retrouve, pour le client sélectionné, la liste des paiement en plusieurs fois en cours. Pour chacun, je peux voir le montant total à payer, le reste à payer et le nombre d'échéances restantes, la date de la prochaine échéance et son statut.
Je peux alors au choix :
- payer l'échéance
- la passer en impayé
- accéder au ticket
Lorsque je choisis l'option Payer l'échéance, j'ouvre alors un écran me permettant de confirmer le paiement et le moyen de paiement associé.
Je peux également choisir de régler toutes les échéances en une fois en cliquant sur la case à cocher prévue à cet effet avant de valider.
Au retour sur la fiche client, on me confirme que mon choix a bien été pris en compte. Le nombre d'échéance et le reste à payer sont mis à jour.
Lorsque je choisi l'option Passer en impayé, un écran me permet de confirmer le passage en impayé de toutes les échéances restantes. Cette opération est irréversible.
Au retour sur la fiche client, une pop-up me confirme que mon choix a bien été pris en compte. Le nombre d'échéance et le reste à payer sont mis à jour.
Comment suivre l'ensemble des paiements en plusieurs fois de mon établissement ?
En me rendant dans l'écran Caisse > Transactions > Paiement en plusieurs fois, je peux désormais accéder à un tableau de bord me permettant de gérer mon En cours et le règlement de mes échéances :
Onglet Echéances à payer
Dans le premier onglet, Echéances à payer, je retrouve les indicateurs clés sur mes paiements en plusieurs fois
- Total à encaisser correspond à la somme de toutes les échéances restantes
- A encaisser ce mois correspond au total des échéances restantes à encaisser ce mois
- Dépassé (+de 7jours) correspond au total des échéances dépassées à encaisser
- A encaisser plus tard correspond au total des échéances à venir à compter du mois suivant
En dessous je retrouve la liste de tous les paiements en plusieurs fois avec cette fois-ci le nom du client et classés par date de création :
Comme dans la fiche client, je peux payer l'échéance, la passer en impayé et accéder au ticket depuis ce tableau.
Onglets Echéances payées et impayées
Dans ces onglets, vous retrouvez l'ensemble des échéances payées et impayées classées chronologiquement pour votre suivi comptable.
Comment suis-je informé que des échéances arrivent à terme ?
Dès lors qu'une échéance arrive à date pour un client, vous serez informé de 2 façons:
- Vous recevez le matin une notification dans l'app pro vous informant de l'arrivée à échéance d'un ou plusieurs paiements en plusieurs fois
- A chaque ouverture de la fiche client ou à l'association d'un client à un encaissement, vous verrez également apparaitre la pop-up suivante :
Comment est comptabilisé un paiement en plusieurs fois dans mes règlements ?
Un paiement en plusieurs fois est comptabilisé comme un paiement effectué à la date du jour avec le moyen de paiement "Paiement en plusieurs fois". Vous retrouverez cette information dans Caisse > Transactions > Règlements avec une colonne prévue à cet effet.
Pour le suivi du paiement des échéances, les informations de paiement seront disponibles dans l'onglet Échéances payées et Échéances impayées de la section Caisse > Transactions > Paiements en plusieurs fois
Comment gérer le remboursement d'un ticket avec un paiement en plusieurs fois ?
Depuis le ticket de caisse, je peux gérer un remboursement même dans le cas d'un paiement en plusieurs fois.
Dans ce cas, seules les échéances déjà payées seront prises en compte.
Je vois donc le montant annulé mais aussi le montant déjà payé s'il y en a eu un et donc le montant réel à rembourser.
Une note m'informe que les échéances restantes seront toutes annulées.
Je choisis un motif de remboursement et je peux passer à l'étape suivante.
J'arrive ensuite sur un écran me proposant de rembourser avec le moyen de paiement utilisé au départ. Je peux cependant le modifier. Pour poursuivre, je clique au choix sur Rembourser ou Rembourser et modifier.
Au clic sur Rembourser, le ticket d'origine est annulé et je peux retrouver les échéances qui ont été remboursées et celles qui ont été annulées.
Un ticket de crédit d'annulation est également créé. J'y retrouve le total du ticket initial remboursé et dans la section Règlement, je retrouve ce qui a été remboursé et ce qui a été annulé.
