Wie funktioniert die Ratenzahlung?
Wie muss ich vorgehen, wenn ein Kunde in Raten zahlen möchte?
Ab Juli 2022 erscheint die Möglichkeit der Ratenzahlung in dem Moment, in dem Sie eine Dienstleistung, ein Beauty-Paket oder ein Produkt kassieren möchten. Wählen Sie wie bei jedem anderen Kassiervorgang zunächst denjenigen Kunden aus, den Sie kassieren möchten und überprüfen Sie, ob der Warenkorb keine Gutscheine enthält. Klicken Sie unten links in der letzten Zeile der Kundenkartei auf “Ratenzahlung”:
Sie gelangen nun auf einen Bildschirm, auf dem Sie die Fälligkeitstermine einrichten können:
Wählen Sie zunächst die Anzahl der Ratenzahlungen für den Kunden aus (der Gesamtbetrag wird dann automatisch durch diese Anzahl geteilt). Anschließend wird die gewünschte Anzahl von Raten auf eine monatliche Zahlweise aufgeteilt, beginnend mit dem heutigen Datum (Datum, an dem Sie die erste Rate kassieren). Bei dieser monatlichen Zahlweise handelt es sich um die Standardeinstellung des Systems. Sie können den Rhythmus für die Ratenzahlung jedoch frei wählen, indem Sie auf das Datumsfeld klicken und Ihre Wunschdaten eingeben.
Anschließend wählen Sie eine Zahlungsmethode, mit der die Zahlungen standardmäßig getätigt werden sollen.
Nachdem Sie den Vorgang bestätigt haben, gelangen Sie auf den Kassierbildschirm zurück. Die Ratenzahlung wird nun in der Liste der Zahlungsmethoden angezeigt und wird gefolgt von den zuvor eingestellten Präferenzen für den Zahlungsrhythmus. Um diese erneut zu bearbeiten, klicken Sie auf den Gesamtbetrag der Ratenzahlung, Sie gelangen dann erneut auf den Bildschirm zur Verwaltung der Fälligkeitstermine.
Bestätigen Sie abschließend die Zahlung, indem Sie einen Kassenbeleg für den Kunden auswählen.
Diese eben getätigte Ratenzahlung erscheint nun in den Transaktionen des heutigen Tages. Ein Fälligkeitsplan für aufgeschobene Zahlungen wird in der Kundenkartei erstellt und ist auch über den Kassenbon zugänglich. Die erste Fälligkeit erscheint ebenfalls in einem dafür vorgesehenen Feld.
Wie kann ich eine Ratenzahlung mittels des Kassenbelegs verfolgen und verwalten?
Sobald eine Ratenzahlung mit einem Kassenbeleg verknüpft wurde, können Sie den Fälligkeitsplan und den Status der Raten über den Kassenbon abrufen (KASSE > Ratenzahlung > Verwaltung der fälligen Ratenzahlungen):
Die Fälligkeiten können 5 verschiedene Status aufweisen:
- Bevorstehend - Wenn das Datum der Fälligkeit noch nicht erreicht wurde
- Zu kassieren - Wenn das Datum der Fälligkeit erreicht ist bzw. bis zu 7 Tage überschritten wurde
- Überschritten - Wenn die Zahlung über 7 Tag in Rückstand ist
- Bezahlt - Wenn der Fälligkeitsbetrag beglichen wurde
- Ausstehend - Wenn der Fälligkeitsbetrag nicht beglichen wurde
- Rückerstattet - Wenn der Betrag dem Kunden zurückerstattet wurde
Auch von diesem Bildschirm können Sie zum Fälligkeitsplan gelangen, indem Sie auf “Die Ratenzahlung des Kunden verwalten” klicken
Wie kann ich die Ratenzahlung mittels der Kundenkartei verfolgen und verwalten?
Der Kundenkartei wurde ein neuer Reiter namens “Ratenzahlung” hinzugefügt. Hier finde ich die für den jeweiligen Kunden alle laufenden Ratenzahlungen. Hier kann ich den Gesamtbetrag, die zu zahlenden Raten, den übrigen Restbetrag, das kommende Fälligkeitsdatum der nächsten Rate und den Status der einzelnen Beträge einsehen.
Hier können Sie wählen zwischen folgenden Aktionen:
- Die Rate bezahlen
- Als unbezahlt markieren
- Auf den Kassenbeleg zugreifen
Wenn Sie die Option “Die Rate bezahlen” auswählen, gelangen Sie auf einen Bildschirm, auf dem Sie die Zahlung und die Zahlungsmethode bestätigen können.
Sie haben hier ebenfalls die Möglichkeit auszuwählen, dass der Kunde alle ausstehenden Beträge auf einmal zahlen möchte. Klicken Sie hierfür das zugehörige Kästchen an bestätigen Sie den Vorgang.
Wenn Sie nun zurück in die Kundenkartei kehren, wird Ihnen angezeigt, dass der Vorgang erfolgreich durchgeführt wurde. Die Anzahl der verbleibenden Raten sowie der restliche Gesamtbetrag wurden aktualisiert.
Wenn Sie die Option “Als unbezahlt markieren” ausgewählt haben, öffnet sich ein Fenster, indem Sie bestätigen müssen, dass ALLE verbleibenden Fälligkeiten als unbezahlt markiert werden sollen. Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!
Wenn Sie nun zur Kundenkartei zurückkehren wird Ihnen durch ein Pop-Up Fenster mitgeteilt, dass alle Änderungen erfolgreich durchgeführt wurden. Die Anzahl der verbleibenden Raten sowie der restliche Gesamtbetrag wurden aktualisiert.
Wie kann ich die Gesamtheit aller laufenden Ratenzahlungen für meinen Salon verfolgen?
In Ihrem Planity-Pro Account finden Sie nun unter KASSE > Ratenzahlungen > Verwaltung der fälligen Ratenzahlungen ein Dashboard, welches Ihnen erlaubt, Ihre laufenden Ratenzahlungen einzusehen und zu verwalten:
Reiter “Ausstehende Transaktionen”
Im ersten Reiter “Ausstehende Transaktionen” finden Sie alle Schlüsselzahlen zu Ihren laufenden Ratenzahlungen. Sie haben Zugriff auf folgende Informationen:
- Zu kassierender Gesamtbetrag - Gesamtsumme aller offenen Raten
- Diesen Monat fällig - Gesamtsumme aller Raten, die im laufenden Monat fällig sind
- Überschritten (7 Tage +) - Gesamtsumme aller Raten, die überfällig sind
- Später fällig - Gesamtsumme aller Raten, die im nächsten Monat fällig sind
Darunter befindet sich eine Tabelle mit allen Ratenzahlungen und den entsprechenden Kunden, die offene Raten bei Ihnen haben. Diese Tabelle ist nach Erstellungsdatum der Ratenzahlung geordnet:
Wie in der Kundenkartei können Sie auch hier die Raten als bezahlt bzw. überschritten markieren oder den entsprechenden Kassenbeleg einsehen.
Reiter bezahlte bzw. unbezahlte Raten
Unter diesen Reitern finden Sie alle bezahlten und unbezahlten Fälligkeiten chronologisch geordnet für Ihre buchhalterische Nachverfolgung.
Wie werde ich darüber informiert, ob die Raten rechtzeitig bezahlt werden?
Sobald eine Ratenzahlung für einen Kunden fällig wird, werden Sie auf zweierlei Wegen darüber informiert:
- Am Morgen der fälligen Zahlung(en) erhalten Sie in der Pro App eine Benachrichtigung über die Glocke oben rechts.
- Jedes Mal wenn Sie eine Kundenkartei öffnen bzw. wenn Sie einen Kunden kassieren, der eine Rate bei Ihnen zu begleichen hat, öffnet sich ein Pop-Up Fenster, das Sie auf die ausstehenden Raten hinweist.
Wie wird die Ratenzahlung in meiner Buchhaltung vermerkt?
Eine Ratenzahlung wird buchhalterisch mit dem jeweiligen Betrag der Rate an dem Tag vermerkt, an dem Sie beglichen wurde (unter “Ratenzahlung”). Sie können diese Informationen unter KASSE > Transaktionen > Zahlungsmethoden einsehen.
Um die gezahlten bzw. unbezahlten Raten zu verfolgen, klicken Sie auf den Reiter "Bezahlte bzw. unbezahlte Raten" unter KASSE > Ratenzahlungen
Wie kann ich einen Kassenbeleg zurückerstatten, der eine Ratenzahlung beinhaltet?
Sie können ganz einfach eine Rückerstattung durchführen, indem Sie den jeweiligen Kassenbeleg aufrufen, der eine Ratenzahlung beinhaltet. In diesem Fall werden dem Kunden auch nur diejenigen Raten zurückerstattet, die er bereits bezahlt hat.
Nun wird Ihnen der Gesamtbetrag und der zurückzuerstattende Betrag (Raten, die bereits gezahlt wurden) des stornierten Belegs angezeigt.
Eine Benachrichtigung informiert mich darüber, dass alle verbleibenden Beträge gelöscht wurden.
Wählen Sie einen Grund für die Rückerstattung aus und gehen Sie zum nächsten Schritt über.
Als nächstes öffnet sich ein Fenster, das Ihnen vorschlägt, den Betrag mit der ursprünglich vom Kunden gewählten Zahlungsmethode zurückzuerstatten. Wenn Sie wünschen, können Sie eine alternative Zahlungsmethode auswählen. Wählen Sie je nach Bedarf “Zurückerstatten” oder “Zurückerstatten und bearbeiten” aus.
Wenn Sie auf “Rückerstatten” klicken, wird der Kassenbeleg storniert und es werden Ihnen die zurückerstatteten bzw. die annullierten Raten angezeigt.
Im nächsten Schritt wird außerdem ein Stornierungsbeleg erstellt. Auf diesem wird Ihnen der ursprüngliche Gesamtbetrag des Kassenbelegs angezeigt. In der Rubrik “Zahlunsgmethoden” finden Sie den Betrag, den Sie zurückerstattet haben sowie den Betrag, der storniert wurde.
