Een afspraak maken voor een gezinslid

Bij Planity heeft u de mogelijkheid om een ​​afspraak te maken voor één of meerdere gezinsleden. Het boeken van een afspraak werkt op dezelfde manier als wanneer u de afspraak voor uzelf boekt.

I. Een nieuw gezinslid aan uw account toevoegen bij het maken van de afspraak

Nadat u een datum en tijd voor de gewenste afspraak heeft geselecteerd, heeft u de mogelijkheid om een ​​gezinslid aan uw account toe te voegen. Hiervoor klikt u op Deze afspraak maken voor een gezinslid.

Vul vervolgens de voor- en achternaam van het gezinslid in (verplicht). Het invullen van het mobiele telefoonnummer en e-mailadres is optioneel. Vervolgens bevestigt u dat u namens uw familielid gebruik mag maken van de diensten van Planity door de verklaring aan te vinken.

Als de optionele velden (e-mail en telefoonnummer) niet worden ingevuld, dan worden uw eigen contactgegevens (de persoon die de afspraak maakt) automatisch toegevoegd. Klik tot slot op Gezinslid toevoegen om het gezinslid toe te voegen aan uw account en verder te gaan met het boeken van de afspraak.

De gegevens van het gezinslid (voornaam, achternaam, e-mailadres en mobiele telefoon) worden weergegeven onder het kopje Mijn gegevens.

Als u al meerdere gezinsleden heeft toegevoegd aan uw account, dan selecteert u het familielid waar u de afspraak voor wenst te maken voordat u de afspraak bevestigt door op Kiezen te klikken.

De afspraak kunt u vervolgens terugvinden via Mijn account > Mijn afspraken. De naam van het gezinslid waar de afspraak voor is gemaakt wordt altijd in het paars weergegeven.

II. Een nieuw gezinslid aan uw account toevoegen

Om een gezinslid toe te voegen aan uw account gaat u naar Mijn account > Mijn gezinsleden en klikt u op Een gezinslid toevoegen. U kunt maximaal 10 familieleden aan uw account toevoegen, en het is niet mogelijk om twee gezinsleden met dezelfde voor- en achternaam toe te voegen.

II. A Het gezinslid heeft een eigen Planity-account

De rechten die u heeft over uw toegevoegde gezinsleden kunnen verschillen per gezinslid. Als het gezinslid al een eigen Planity-account heeft, zijn uw rechten beperkter. In dit geval:

• kunt u de afspraken die door dit gezinslid zelf zijn gemaakt niet wijzigen of verwijderen
• kunt u de afspraken die door een ander gezinslid voor deze persoon zijn gemaakt niet wijzigen of verwijderen
• kunt u uitsluitend de afspraken die u zelf voor dit gezinslid heeft gemaakt wijzigen of verwijderen.
• wel kunt u persoonlijke gegevens van dit gezinslid wijzigen.

U kunt het gezinslid van uw account verwijderen door te klikken op Gezinslid verwijderen. U kunt dan geen afspraken meer maken voor deze persoon, en zult alle gegevens van deze persoon opnieuw moeten invullen om een afspraak voor dit gezinslid te kunnen maken.

II. B Het gezinslid heeft geen eigen Planity-account

Als het gezinslid geen eigen Planity-account bezit, dan

• kunt u alle afspraken van dit gezinslid wijzigen en verwijderen
• kunt u de persoonlijke gegevens van dit gezinslid wijzigen door te klikken op Gezinslid wijzigen
• kunt u het gezinslid van uw account verwijderen door te klikken op Gezinslid verwijderen.

III. Een afspraak maken voor een gezinslid via Planity Pro

Wanneer een klant een afspraak maakt voor een gezinslid, wordt er voor dit gezinslid automatisch een nieuw klantenbestand aangemaakt. De persoonlijke gegevens van de klant (voornaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres) worden weergegeven in de afspraak. Via de knop Klantgegevens bekijken wordt u automatisch doorverwezen naar het klantenbestand van de klant die de afspraak heeft gemaakt.

Via de agenda kunt u in één oogopslag zien voor wie de afspraak is geboekt. Bovendien verschijnt het pictogram Nieuwe klant wanneer deze klant voor de eerste keer een afspraak in uw salon heeft gemaakt.

Wanneer de klant een afspraak maakt in een salon waar zowel de klant als het gezinslid nog niet eerder zijn geweest, dan worden er twee nieuwe klantdossiers aangemaakt: één voor het gezinslid en één voor de klant die de afspraak maakte.

Het kan ook voorkomen dat er meerdere klantdossiers van hetzelfde familielid in het klantbestand van de salon staan. Als twee verschillende klanten immers een afspraak hebben gemaakt voor hetzelfde gezinslid in dezelfde salon (bijvoorbeeld: de moeder en de vader hebben beiden al eens kappersafspraak gemaakt voor hetzelfde kind), dan bestaat er voor het gezinslid een klantdossier met de persoonsgegevens van klant A (de moeder) en een tweede klantdossier voor het familielid met de persoonsgegevens van klant B (de vader).

Klantgegevens van gezinsleden die geen Planity-account hebben, kunnen niet worden samengevoegd. Deze dossiers worden niet aangeboden voor samenvoeging via Klanten > Klantenbestand > Duplicaten. Aan de andere kant worden de gezinsleden van de klant wel opgenomen in de klantstatistieken (Klanten > Statistieken).

IV. Afspraakbevestigingsmails, afspraakannuleringsmails en sms-herinneringen

Het gezinslid heeft geen eigen Planity-account

Als een klant een afspraak maakt voor een gezinslid dat geen Planity-account heeft, maar WEL de persoonlijke gegevens van het betreffende gezinslid invult, dan:

• ontvangen de klant en het gezinslid beiden de bevestigingsmail voor de afspraak
• kunnen de klant en het gezinslid de afspraak beiden annuleren
• ontvangen zowel de klant als het gezinslid een annuleringsmail
• kan uitsluitend de klant de afspraak verplaatsen (het gezinslid kan de afspraak dus niet zelf verplaatsen)
• ontvangt enkel het gezinslid de sms-herinnering voorafgaand aan de afspraak (de klant ontvangt dus geen sms-herinnering)

Het gezinslid heeft geen eigen Planity-account

Als een klant een afspraak maakt voor een gezinslid dat geen Planity-account heeft, en de persoonlijke gegevens van het betreffende gezinslid NIET invult, dan:

• ontvangt alleen de klant de bevestigingsmail voor de afspraak
• kan alleen de klant de afspraak voor het gezinslid annuleren
• kan alleen de klant de afspraak voor het gezinslid verplaatsen
• is de klant de enige die de annuleringsmail en herinnerings-sms ontvangt

Het gezinslid heeft een eigen Planity-account

Als een klant een afspraak maakt voor een gezinslid dat een Planity-account heeft, en de persoonlijke gegevens van het betreffende gezinslid WEL invult, dan:

• ontvangen de klant en het gezinslid beiden een bevestigingsmail
• kunnen de klant en het gezinslid de afspraak beiden annuleren
• ontvangen zowel de klant als het gezinslid een annuleringsmail
• kunnen de klant en het gezinslid de afspraak beiden verplaatsen, tenzij de klant al een voorschot heeft betaald bij het online boeken van de afspraak. In dit geval kan het gezinslid de afspraak niet zelf verplaatsen en dient het gezinslid zelf contact op te nemen met de klant (bijvoorbeeld zijn ouder) - zie onderstaande afbeelding
• ontvangt enkel het gezinslid de sms-herinnering voorafgaand aan de afspraak (de klant ontvangt dus geen sms-herinnering)

Het gezinslid heeft een eigen Planity-account

Als een klant een afspraak maakt voor een gezinslid dat een Planity-account heeft, en de persoonlijke gegevens van het betreffende gezinslid NIET invult, dan:

• ontvangt alleen de klant de bevestigingsmail voor de afspraak
• kan alleen de klant de afspraak voor het gezinslid annuleren
• is de klant de enige die de annuleringsmail ontvangt
• kan alleen de klant de afspraak voor het gezinslid verplaatsen
• ontvangt enkel het gezinslid de sms-herinnering voorafgaand aan de afspraak (de klant ontvangt dus geen sms-herinnering)

V. SMS-campagnes en beoordelingen

Als het gezinslid een Planity-account heeft en de klant de contactgegevens van het betreffende gezinslid heeft verstrekt bij het boeken van de afspraak, dan wordt er een e-mail met het verzoek om een ​​beoordeling achter te laten naar haar of zijn e-mailadres gestuurd. In alle andere gevallen ontvangt niemand een beoordelingsmail.

Als het gezinslid voor wie een afspraak is gemaakt een Planity-account heeft, ontvangt zij of hij ook de sms-campagnes die u via Planity Pro programmeert. Dit is ook het geval als uw klant bij het boeken van de afspraak geen persoonlijke gegevens van het gezinslid verstrekt. Als het gezinslid geen Planity-account heeft en uw klant haar/zijn telefoonnummer opgeeft, ontvangt hij of zij ook uw sms-campagnes.

VI. Weergave van favoriete salons op Planity

Zodra een klant minimaal één afspraak heeft geboekt in uw salon, wordt deze als snelkoppeling opgeslagen onder het kopje Mijn favoriete salons op de klant's homepage op Planity.

Als een klant een afspraak boekt voor haar of zijn gezinslid in een van haar/zijn favoriete salons, verschijnt deze niet twee keer bij de favoriete salons op de homepage van Planity.

Als uw klant echter een afspraak boekt voor een gezinslid bij een salon waar de klant zelf nog nooit een afspraak heeft geboekt, wordt de salon wel toegevoegd als favoriete salon van de klant.